1. 创建一个共享邮箱账户，所有需要发送邮件的人都可以登录这个账户并发送邮件。这样可以避免重复发送邮件和混淆邮件内容。

2. 使用邮件合并工具，如Mail Merge for Gmail、GMass等。这些工具可以将不同的邮件合并成一个邮件，并发送给多个收件人。这样可以方便地管理邮件并减少工作量。

3. 在邮件中使用“抄送”和“密送”功能。如果需要将邮件抄送给其他人或者需要保护某些收件人的隐私，可以使用这些功能。抄送会让其他人知道邮件的内容，而密送则可以隐藏收件人列表。